整理師的子彈筆記:六個月心得、極簡格式分享,簡單好上手

by ZN
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我從國中開始寫手帳,在每年十月左右,就會滿心期待到書店挑選明年的行事曆。對當時還是學生的我來說,是很幸福又快樂的小事。

這一路寫了各式各樣的行事曆,出社會後也用過 Google 和 Notion 的數位行事曆。

去年因為工作型態改變,所以嘗試子彈筆記。一開始抱著實驗的心態試試看,現在使用了六個月。

我發現自己更能專注在重要任務、減少瞎忙的狀態、維持相對好的工作品質。

如果你也和我一樣,想要嘗試的事情很多、也發現自己容易分心,或是對效率工作、時間管理的議題有興趣,那麼我很推薦你試試看子彈筆記。


分享格式之前,先聊聊我使用手帳和行事曆的過程,遇到了什麼狀況,讓我想要改變筆記方式:

第一階段,少女手帳期
學生時期的行事曆按排,主要跟著學校的活動,所以使用方法很單純,變化需求不高。

第二階段,數位工作期
出社會後,因為同事之間會共享公司的行事曆,所以會使用 Google Calendar、Notion 的行事曆。

雖然可以隨時看到大家的行程很方便,但是我覺得對我而言,不太適合管理「個人任務」,為什麼呢?

以下三個是我使用 Google Calendar 時候遇到的障礙:

自動排程讓我落入了「理想化陷阱」

貪心、過度安排
Google Calendar 有一個預約行程的功能,可以自動化安排多久要執行一次任務。第一次使用的時候,覺得好方便啊!結果呢,我太貪心了、安排太多行程。

填滿的格子,看似充實、但是完成率卻很低,常常跳過,最後失去信心,乾脆直接把任務都刪掉。

無法一次概覽全年的事項
Google Calendar 和 Notion 因為版面設計的限制,所以只能看到當月的安排。
沒辦法一目瞭然看年度概況,這是我覺得最不方便的一點。

容易分心
在使用數位軟體的時候,我很容易分心到其他網頁、APP,然後一個不注意, 30 分鐘、1 小時就過去了。
好像做了很多工作,其實是時間都花在看網頁、調整行事曆排版,消耗精力而已。
回歸單純的紙和筆,可以讓我們暫時關閉連線的世界,心情更平靜、精神更專注。

如果你跟我一樣有上述的困擾,請繼續看下去~

第三階段,Notion + 子彈筆記

在使用數位行事曆一年半後,我又回來手寫的行列了

為什麼想要寫子彈筆記?

在使用之前,我看過很多 YouTuber 分享子彈筆記帶給他們的改變,讓我興致勃勃。話雖如此,但是一想到要從空白的頁面,自己手繪排版,覺得很有壓力。尤其對於不會畫畫的我來說,更是加倍困難。

這次能夠行動,是因為聽了 閱讀前哨站 瓦基的分享,他自己也是用簡單的紀錄方式,就可以達到很不錯的效果。

所以我讀完瓦基的介紹文後,當天下午就立刻到誠品買了一本《子彈思考整理術》回家讀。隔天隨即補齊基本文具,開始建立我的子彈筆記。

我的子彈筆記文具清單

我的子彈筆記和使用的文具

為什麼使用活頁紙,而非定頁筆記本?

比起一開始就花兩三百買精裝筆記本,我選擇低成本的活頁本,主要有以下原因:

  1. 低成本實驗
    先體驗看看子彈筆記適不適合自己。
  2. 抽換頁面的靈活度高
    一開始還不確定會如何使用頁面,如果買了精裝的筆記本撕掉重寫,我會很心疼。
    活頁紙可以靈活抽換,也相對便宜,使用起來比較沒有壓力。
  3. 重量輕、方便攜帶
    筆記本如果很重,連攜帶都會覺得麻煩,更別說想要建立成一個新習慣,所以輕巧也是很重要的。

我的極簡系筆記格式

未來誌 Future Log

三個月為一頁,用月曆章蓋出後,填上日期、寫下當月的重要活動,可能是確定、預排的都先寫上去。

再用螢光筆註記連續假期、重要日期。

只有黑筆、鉛筆、螢光筆,顏色越單純越好

月誌 Monthly Log

對照未來誌的重點,再填寫到月誌對應的日期。這時候你可能會覺得,怎麼又要寫重複的事情?但這就是關鍵,幫助你再思考一次這項任務的必要性。

這時候事情的資訊會更具體、完整,也可能會刪除你以為要做,但是其實不那麼重要的任務。

左下方是我給自己設定的社群發佈追蹤,每次完成創作、就塗滿一小格,讓我有成就感、有動力,維持產出頻率。

極簡系子彈筆記|月誌格式

日誌 Daily Log

每天睡前我會寫好隔天要完成的 3 個工作任務、 3 個生活任務、 3 項今天感恩的事, 和 1 項反省檢討

我使用的符號:

。任務的項目符號

v 完成後打勾

< 延後完成

— 劃線取消任務

♥ 感恩的事

!反省檢討

極簡系子彈筆記|日誌格式

六個月子彈之旅,發現的好處

我從 2022 年 11 月開始寫子彈筆記,在 2023 年 4月底就滿六個月了。

經過持續一邊寫、一邊調整,目前使用起來非常順手,紀錄也不會有壓力。

專注任務、不貪心

參考瓦基的使用分享,安排 3 件核心工作、 3 件生活任務,是非常剛好的數量。

如果當天提早做完所有任務,而且精神跟體力都還不錯 ,我就會新增任務。

工作中途想到新點子,就會用閃電符號先寫下來,等到提前完成或是晚上回顧的時候,看看要如何安排。

感恩讓我更加知足

在每晚盤點的時候,我會寫下 3 件感恩的事、感謝平凡的幸福,也會感謝自己順利的完成工作,讓內心更踏實。

反思讓我持續進步

除了感恩的事情,也會寫下 1 件自我反省,想想今天發生的事情,有沒有更好的處理方法。

或者心中有煩惱時,也會在這個區塊寫下心情,接納自己的情緒,釋放壓力。

我發現的壞處

子彈筆記真的完美嗎?目前為止,還真的沒有什麼可以挑惕的,只有使用上有兩點讓我小困擾的事情:

書寫活頁簿左頁的時候會卡到手

右撇子寫左頁活頁紙的時候會很卡手,手掌會壓著線圈寫,算是書寫上的小缺點。

所以我會把活頁紙抽出來寫,這點大概是全平攤式的定頁筆記本可以完勝的地方。

寫過的活頁紙要不要歸檔

我在每週、每個月底、每半年會回顧子彈筆記,然後用藍筆圈出我的「高光時刻」,看看過去完成了哪些事情,給自己信心和鼓勵。

所以目前我仍然保留筆記,也許一年、兩年後,會再重新考慮這些筆記的去留。

我推薦誰來寫子彈筆記

我在成為全職接案後,時間運用的自由度極大。起初因為擔心自己太放鬆,所以想用子彈筆記紀錄真實狀態。

這個過程的確讓我可以聚焦,也在需要信心的時候為自己找到打氣的方法,陪伴我度過創作初期最艱難的時刻,所以我會把這個筆記工具推薦給:

  1. 使用行事曆的接案工作者
  2. 發現自己容易數位成癮的人
  3. 使用過Google Calendar 和 Notion 行事曆,想嘗試更簡單的行事曆

從容的背後,是一種專注和精準。

《工作美學》/ 江振誠

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