數位整理紀錄:手機、電腦、雲端資料

by ZN
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我的數位整理一直緩慢進行中,我想最主要的原因是這件事不緊急,加上無形、不像實體物品,容易察覺到龐大的數量,所以我才一直拖延……

2023年底Re Life 整理收納學院的創辦人 Blair 和末羊子推出《現代人必知的數位整理學》線上課程。

我在早鳥期間就購買,也順利在一個月內完課。

我知道我的手機和電腦存了很多有趣的資料,但是一直在沈睡中。

我希望透過這次的整理,可以精選資料庫,找出那些有趣的資訊,加上適度的編輯,成為有趣的作品。

這篇文章會分享我數位整理的過程,而且會持續更新進度。

如果你和我一樣,想要整理的齒輪一直還沒動起來,歡迎參考我的作法,一起加入數位整理的列車。

最新整理進度

⎔ 2024.02.10 刪除 Notion ,簡化筆記軟體

我目前主要使用 Google Sheets、Apple 備忘錄兩個軟體來記事。

在 2024 過年前夕我把 Notion 合併到另外兩個軟體,然後刪除 Notion 的電腦版和手機版。

起因是我發現 Notion 讓我花了很多時間在編輯格式,資料也過於分散。我們一次只能做一件事,我覺得管理可以更簡單。

刪掉 Notion 後,我感覺輕鬆多了,不會有多重宇宙的錯亂感。

⎔ 每週一~五,每天 25 分鐘整理 Google Drive 和刪除手機 100 張照片

Day 1 / 2024.02.15,Google Drive (已使用容量 98%)、手機照片 (3,689張)

Day 7 / 2024.02.21,Google Drive (已使用容量 89%)、手機照片 (3,445張)

Day 21 / 2024.03.07,Google Drive (已使用容量 79%)、手機照片 (3,114張)

在第 21 天我的Google Drive 達標了,好開心,暫時可以先放下一個功課了。

這段時間整理的照片,都是5年前以上起跳的,有回味人生的感覺,很有趣,接下來繼續整理手機照片了……


正文開始

Photo by Magnet.me on Unsplash

數位整理的第一步:手機整理

我建議優先整理手機,因為隨時可以進行。

而且手機內的資訊最貼近你現在的生活,比起累積多年的電腦檔案,手機資料更容易判斷。

另外分享一個我的小故事,再次提醒快點整理手機。

前陣子我的 iphone 12 mini 無預警死當,嘗試任何方法都無法開機,送修後才知道是主機板燒壞。

當天剛好沒有外出行程,我可以用電腦處理工作。

但是光出門找店家、送修手機,就發現沒辦法用 Google Maps 好困擾。

本來想說手機壞掉,剛好可以讓心情靜一靜,但是一天多下來,發現沒有手機的生活真的好不方便啊。

所以我要盡快整理手機,以免下次突發狀況,讓我再經歷一次這樣的不便。

我的手機整理主要有三大部分:照片、語音和備忘錄

2024 手機整理目標:

  • 精選照片
    • 建立年度精選相簿,每年度暫定 30 張左右
    • 建立整理服務相簿,包含行銷文宣、經典案例,讓我可以快速查找資料
    • 精選照片1,500張(目前有3,000多張)
  • 整理語音備忘錄
  • 整理筆記備忘錄

其他可以整理的點子:

  • IG 的收藏夾

其實我 2023 年就整理過手機照片,當時還寫了一篇整理手機照片的方法:

⎔ 三步驟有效率的整理手機照片

那要如何順利完成計畫呢?遵循「簡單、容易持續」的原則。

我在子彈筆記的每日任務中,固定要做「數位整理」,每天都整理,一次做一點點,像這樣:

  • 刪除 100 張照片
  • 統一 Line 聯絡人名稱
  • 更新手機聯絡人資料

目前除了行程滿檔日,可能沒辦法整理之外,基本上每週都可以順利執行3~4次。

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另外加碼《 9 個隨時可以執行的手機整理小技巧》分享給你,一點一滴幫手機瘦身:

① 刪除不需要的照片,螢幕截圖、重複拍攝

② 刪除沒有重點的影片,這個容量占最多

③ 刪除不再聯繫的聯絡人

④ 刪除不再聯絡的 Line 對話

⑤ 關閉不需要的訊息通知

⑥ 刪除很久沒使用的 APP

⑦ 把常用的 APP 移動到第一頁

⑧ 把同類的 App 放進一個資料夾

⑨ 最後重新開機,讓資料重整一次

Photo by Sora Sagano on Unsplash

數位整理的第二步:電腦整理

我大學的時候,為了想好好整理電腦資料,買了一個知名品牌的行動硬碟,要價2,000多元,但是用沒幾次硬碟居然壞了!

我詢問專業的資料救援,得到近萬元的高額報價、卻不一定能夠救回。

因為當時還是學生,所以就忍痛放棄,然後我再也沒有使用硬碟了……

我相信現在的技術已經進步很多,但是我仍然沒有買硬碟的打算,所以資料都傳到 Google Drive 或 icloud 為主。

不過我也知道若要把資料全部整合到免費空間一定不夠用,再來我真正需要的資料也沒有這麼多,所以不要花錢囤積用不到的資料。

於是「斷捨離」的精神再次出現:目標是把檔案精選到能夠放入免費儲存空間。

2024 年電腦整理目標:

  • 整理電腦資料,統一檔案命名規則
  • Mac 串連 icould 或 Google Drive
  • Google Drive 保持 80% 儲存使用量

我的資料管理原則:

  • 資料夾層級至多三層
  • 檔案命名:分類/編號_日期_項目_流水編號

在電腦整理部分,Re life 課程中的兩點建議我覺得超棒:

  1. 建立數位地圖
    一目瞭然資料夾的分佈、管理邏輯、快速存取檔案。
    我用紙筆簡單地畫出樹狀圖、釐清邏輯後,整理速度加快許多。
  2. 精簡檔案標題
    統一把檔名改為四個字或兩個字。
    只是改檔名,就讓畫面瞬間變得超清爽,就像統一使用收納盒後的療癒感。

後記

購買這堂課給我最大的收穫,就是獲得「動力」。

在刷卡結帳後、課程還沒發佈以前,我就開始整理數位資料。

等課程開放,每看完一小節課程,就想著我可以怎麼做,然後再到課程專屬的 Discord 平台上看大家的成果,還能學習新技巧。

我對自己數位整理的期望,是「簡單、容易存取、容易管理」

後續我也爬文、看外國影片分享如何資料整理,持續補足數位整理的觀念。

發現一部很棒的影片,他把 Google Drive 的資料夾管理講得很清楚。

如果你也是用 Google Drive 管理資料的人,可以參考看看這部影片:

  1. 不要過度優化系統,會讓工作效率變低,所以不要想太多
  2. 選擇一個系統,一種命名方式,然後持續使用下去
《This Simple File Management System Changed My Life!》

在這個月初,我果斷刪除了 Notion 軟體,發現「天哪~好輕鬆啊~管理變得好容易」

Notion 是很多人推薦的筆記軟體,但是他的介面,讓我有一種多重宇宙的感覺,總覺得怪怪的,就像不合腳的鞋,不是那麼適合我。

我覺得應該可以再更簡單一點。

現在我只有用 Apple 備忘錄記錄靈感,和 Google Sheets 來分析數據。

最後我想分享《最高學以致用法》這本書,作者樺澤紫苑提到:輸入和輸出的黃金比例,是3:7。

他建議我們要隨時自我提醒,比起不斷地輸入,更要記得花兩倍的時間輸出資訊。

「不要累積資訊,而是要使用資訊」,就像面對物品時,要避免無意識的囤積。

我很喜歡這個概念,也發現在資訊過載的時候,我能果斷關閉訊息來源,讓大腦放空。

靜下來、內觀,整理、精煉自己的想法。

越整理、越平靜。


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