文章大綱
你曾經想過要整理手機、電腦、硬碟裡的資料，但是常常半途而廢，或者一想到龐大的資料，就覺得不知道從何開始嗎？
我也和你一樣，我相信和我們一樣的人應該不少。
我想最主要的原因是這件事「不緊急」、加上「無形」，不像實體物品，容易察覺到龐大的數量。
為了持續找到適合的方法，我看了很多書，還有像是電腦玩物分享的管理文章。
2023 年底 Re Life 整理收納學院 的創辦人 Blair 和末羊子推出《現代人必知的數位整理學》線上課程。我也在早鳥期間就購買，也順利在一個月內完課。
我知道我的手機和電腦存了很多有趣的資料，但是一直在沈睡中。
透過每一次的整理，精選資料庫，找出有趣資訊、再次編輯，成為另一個新作品。
這篇文章會分享我數位整理的過程，嘗試怎麼「小口、小口」的持續完成這件事情，而且會持續更新進度。
如果你和我一樣，想要整理的齒輪一直還沒動起來，歡迎參考我的作法，一起加入數位整理的列車。
最新整理進度
⎔ 2024.02.10 刪除 Notion ，簡化筆記軟體
我目前主要使用 Google Sheets、Apple 備忘錄兩個軟體來記事。
在 2024 過年前夕我把 Notion 合併到另外兩個軟體，然後刪除 Notion 的電腦版和手機版。
起因是我發現 Notion 讓我花了很多時間在編輯格式，資料也過於分散。我覺得管理可以更簡單。
刪掉 Notion 後，我感覺輕鬆多了，不會有多重宇宙的錯亂感。
⎔ 每週一～五，挑 3 天花 25 分鐘整理 Google Drive 和整理手機照片
Day 1 / 2024.02.15，Google Drive (已使用容量 98%)、手機照片 (3,689張)
Day 7 / 2024.02.21，Google Drive (已使用容量 89%)、手機照片 (3,445張)
Day 21 / 2024.03.07，Google Drive (已使用容量 79%)、手機照片 (3,114張)
在第 21 天我的Google Drive 達標了，好開心，暫時可以先放下一個功課了。
這段時間整理的照片，都是5年前以上起跳的，有回味人生的感覺，很有趣，接下來繼續整理手機照片了……
Day 265 / 2024.11.05，手機照片來到快 4,000 張！
這期間我都有持續整理照片，有時候是一次過濾掉 100 張，有時候是 50 張。
但是仍然會持續增長，主因是我開始大量拍影片，所以有很多畫面素材。最近決定要過濾手機內的素材，然後把它們移到電腦上管理，比較一目瞭然，也更好利用。
正文開始
數位整理的第一步：手機整理
我建議優先整理手機，因為隨時可以進行。
手機裡的資訊最貼近你現在的生活，比起累積多年的電腦檔案，手機資料更容易判斷。
另外分享一個我的小故事，再次提醒快點整理手機。
前陣子我的 iphone 12 mini 無預警死當，嘗試任何方法都無法開機，送修後才知道是主機板燒壞。
當天剛好沒有外出行程，我可以用電腦處理工作。但是光出門找店家、送修手機的時候，發現沒辦法用 Google Maps 很困擾。
本來想說手機壞掉，剛好可以讓心情靜一靜，但是一天多下來，發現沒有手機的生活真的好不方便啊。
所以我要盡快整理手機，以免再經歷這樣的不便。
我的手機整理主要有三大部分：照片、語音和備忘錄
2024 手機整理目標（舉例供參考）
- 精選照片
- 建立年度精選相簿，每年度暫定 30 張左右
- 建立整理服務相簿，包含行銷文宣、經典案例，讓我可以快速查找資料
- 精選照片1,500張（目前有3,000多張）
- 整理語音備忘錄
- 整理筆記備忘錄
其他可以整理的點子：
- IG 的收藏夾
這個收藏夾也是一個黑洞，我還有建立資料夾，分門別類收藏，但是真的真的很少回去翻過。
其實我 2023 年就整理過手機照片，當時還寫了一篇整理手機照片的方法：
那要如何順利完成計畫呢？遵循「簡單、容易持續」的原則。
我在比較密集整理的時候，會在子彈筆記的每日任務中，固定安排「數位整理」。
每天都整理，一次做一點點，像這樣：
- 刪除 100 張照片
- 統一 Line 聯絡人名稱
- 更新手機聯絡人資料
目前除了行程滿檔日，可能沒辦法整理之外，基本上每週都可以順利執行3~4次。
你可能會有興趣
另外加碼《 9 個隨時可以執行的手機整理小技巧》分享給你，一點一滴幫手機瘦身：
① 刪除不需要的螢幕截圖、重複拍攝照片
② 刪除沒有重點的影片（這個容量占最多）
③ 刪除不再聯繫的聯絡人
④ 刪除不再聯絡的 Line 對話
⑤ 關閉不需要的訊息通知
⑥ 刪除很久沒使用的 APP
⑦ 把常用的 APP 移動到第一頁
⑧ 把同類的 App 放進一個資料夾
⑨ 最後重新開機，讓資料重整一次
數位整理的第二步：電腦整理
我大學的時候，為了想好好整理電腦資料，買了一個知名品牌的行動硬碟，要價2,000多元，但是用沒幾次硬碟居然壞了！
我求助專業的資料救援服務，得到近萬元的高額報價，但卻不一定能救回所有資料。
因為當時還是學生，所以就放棄急救，然後我再也沒有使用硬碟了……
我相信現在的技術已經進步很多，但是我仍然沒有買硬碟的打算，所以資料都傳到 Google Drive 或 icloud 為主。
我也知道若要把資料全部整合到免費空間一定不夠用，但是另一方面評估，我真正需要的資料也沒有這麼多，所以目前不想花錢囤積用不到的資料。
於是「斷捨離」的精神再次出現：目標是把檔案精選到能夠放入免費儲存空間。
2024 年電腦整理目標：
- 整理電腦資料，統一檔案命名規則
- Mac 串連 icould 或 Google Drive
- Google Drive 最多使用 80% 儲存使用量
我的資料管理原則：
- 資料夾層級至多三層
- 檔案命名：分類/編號_日期_項目_流水編號
在電腦整理部分，Re life 課程中的這點建議我覺得超棒：
精簡檔案標題
統一把檔名改為四個字或兩個字。只是改檔名，就讓畫面瞬間變得超清爽，就像統一使用收納盒後的療癒感。
後記
購買線上課和看書給我最大的收穫，就是獲得「動力」。
甚至在刷卡後、課程還沒發佈，或者書還沒有看完以前，我就開始整理數位資料。
我對自己數位整理的期望，是「簡單、容易存取、容易管理」。
後續我也爬文、看外國影片分享如何整理資料，持續補足數位整理的觀念。
我也找到一部很棒的影片，他把 Google Drive 的資料夾管理講得很清楚。
如果你也是用 Google Drive 管理資料的人，可以參考看看這部影片：
- 不要過度優化系統，會讓工作效率變低，所以不要想太多
- 選擇一個系統，一種命名方式，然後持續使用下去
在2024年的2月初，我果斷刪除了使用一年多的 Notion 軟體。發現心情好輕鬆、管理變得好容易。
Notion 是很多人推薦的筆記軟體，但是他的介面，讓我有一種多重宇宙的感覺，總覺得怪怪的，就像不合腳的鞋，不是那麼適合我。
我覺得適合我的軟體，需要更簡單一點。
現在我只有用 Apple 備忘錄記錄靈感，和 Google Sheets 分析數據，就能滿足我大部分的需求。
最後我想分享《最高學以致用法》這本書，作者樺澤紫苑提到：輸入和輸出的黃金比例，是3：7。
他建議我們要隨時自我提醒，比起不斷地輸入，更要記得花兩倍的時間輸出資訊。
「不要累積資訊，而是要使用資訊」，就像面對物品時，要避免無意識的囤積。
在發現自己腦袋資訊過載的時候，果斷的關閉訊息來源，讓大腦放空。
靜下來觀察、整理、精煉自己的想法。
越整理、越平靜。
