文章大綱
你目前辦公桌狀態是什麼樣子呢？你理想中的辦公桌是什麼樣子？
想想你現在可以做哪些改變，讓它更接近你想要的樣子？
你相信辦公桌有一部分其實也象徵著自己的工作狀態嗎？
辦公桌展現了你的專業度
想像你到髮廊時，當設計師精準、俐落拿出工具開始修剪，你可以感覺到專業、值得信任，ㄧ切流暢。
相反的，如果店裡工作台凌亂，設計師剪髮的時候，一直在翻工具、掉剪刀。這時候你會不會緊張？開始懷疑這位設計師的能力？他是新來的嗎？確定能剪好你的頭髮嗎？
同樣道理套用在辦公室中，假設你今天請同事找一份資料，對方慌張的找了老半天、還找不到，不僅消耗了彼此時間，多少也影響了一部分他在你印象中的工作專業度。
整理好辦公桌可以讓工作更有效率，也能提升自己的工作專業度，是一項由內而外的職場力投資。
在《怦然心動的工作整理魔法》提到一份研究：一個人的工作空間越整齊，在別人眼裡就越可能是聰明、成熟、有野心的人。
我相信每個人對自已都是有期許的，你想要為自己建立什麼樣的職場形象呢？
打造怦然心動的辦公環境
整理辦公桌，你就拿回了一部分職場生活的掌控權。
《怦然心動的工作整理魔法》
在多數的職場狀況，工作中大部分是既定規則，再來就是甲乙丙方、生產線等無法預料的狀況。
身為小職員的我們，只能做足準備、調整好心理狀態、穩住腳步，接受各種驚喜包，想想該怎麼拆彈、化解。
但是每當我整理好辦公桌，能夠讓我思路變得清晰，對工作更有掌控感、行動力。而且我也相信，當我的狀態越好，散發的氣場也會感染身邊同事。
以下這 5 個簡單的訣竅，讓你從這些地方著手，找回你的「職場掌控權」：
➀ 每天早上擦拭桌面
ㄧ天能夠累積的灰塵不多，但是擦拭一塵不染的桌面，卻可以馬上感覺出來。
抹去灰塵的辦公桌，就像洗過臉一般的清爽，象徵為新的一天，做好準備。
➁ 盡快判斷文件去留
在拿到文件的當下判斷處理方式、或是每天固定時段批次處理、避免堆積。
文件種類大致可分為「待辦」、「必存」、「想存」這三類：
「待辦」：需要回覆、簽署、影印等需要下一步行動的文件
「必存」：報告、合約，按照類別、年份依序收到資料夾
「想存」：廠商目錄、想要留作參考的資料，單獨分為一類
➂ 準備好生財工具
常用的文具、工具以最短距離、最方便的方式收納在身旁。
好比電話一來，馬上能拿到有墨水、正確顏色的筆；要外出演講，就能立刻拿出需要的麥克風、器材設備。
也要定時整理筆筒、工具箱，把沒有水的筆、壞掉的線材、沒用到的雜物清除。
確保工具箱內都是能夠使用、會使用到的，減少時間翻找、降低拿錯的機率。
➃ 劃分公私領域
餐具、零食這類私人物品建議放在同一個抽屜中，不要和工作的東西混在一起，也避免污染到文件。
這個原則看似簡單，但是在我觀察中，許多人的桌面呈現一個「卡著菜渣」的狀態，過期發票、橡皮筋、紙條、零食包裝紙、衛生紙藏在各種縫隙，然後夾雜著厚厚的灰塵。
當你把這些卡在角落的「菜渣」清出來，你就能更輕鬆、也更願意清潔桌面、擦去灰塵。
➄ 每天下班前，把桌子清空
每天下班以前，我會把桌面盡量清空，該歸檔的文件、文具、器材全部物歸原位，讓隔天一早能夠以全新的心情「清爽開工」。
檔案整理好，心情、人緣、業績好
一位工作者的數位檔案如果管理得好，通常工作效率不會差到哪裡。工作心情也會比較美妙，同事也會覺得你的合作效率很好，可以說是雙贏。
➀ 設定錦囊資料夾
把常用的檔案整理到一個資料夾，標上明確的檔名，成為你的錦囊資料夾。
例如我以前在辦公室的行銷工作，經常會使用到企業Logo、形象照資料，我就會建立一個「常用文件」，把常用的圖片、需要的資訊放進去。
這樣我隨時需要的時候，就不用重新再找，也可以確保畫質、品質符合標準，數據也是正確的。
經常整理這個資料夾，就會越來越好用。
➁ 建立資料夾、檔案命名規則
「清楚、簡單」是分類和命名的重要原則，我自己在設定資料夾的時候會盡量不要超過三階，因為收得太深，反而容易忘記資料存在哪裡。
➂ 檔案編輯檔只留下最新的版本
有些人習慣把每個編輯檔都留下來，怕萬一要使用的時候找不到，但是其實使用率極低。而且留下過多的存檔，不僅容易開錯檔案，也會耗費更高的成本維護檔案。
➃ 定期清空下載資料夾
下載資料夾就像你的收件箱，收到文件、使用後就可以判斷去留。建議每天、或是週五下班前把下載資料夾清空，作為一個工作收尾。
➄ 設定你的回覆時間
研究顯示，上班族每天會收信好幾次，深怕錯過任何一封重要的信件。但是這樣不斷擔心、打斷工作思緒，會大幅影響工作效率。
所以請設定你的收信規則，不要讓瞎忙拖累了你。
淨空辦公桌，是為了隨時展開作業
為什麼我會把辦公桌維持的空蕩蕩呢，是因為乾淨辦公桌的好處實在太棒了！
隨時處在準備好的狀態
有時候工作突然忙起來，桌上就會充滿各式各樣的文件、樣品。
保持有餘裕的辦公桌，可以讓我心情很平靜、也可以讓我隨時接招。
要找東西隨時都可以找到
在辦公室最擔心的就是主管、同事臨時向你找資料，你卻找不到。
不過如果你隨時都把文件、電腦檔案整理好，就能夠從容面對這個狀況。
維持工作的好心情
相信任誰都很難抗拒整齊的舒服感，乾淨利落的辦公桌，除了讓自己心情變好之外，來找你討論的同事、主管心情也會受到感染，默默提升你的職場形象。
最後分享《怦然心動的工作整理魔法》書中一段我很喜歡的話：
用心照顧我們選擇留下來的事物，這些事物就會散發出正面的能量。多年的經驗讓我相信，任何一個地方，只要以尊重和感激的心對待那裡的物品，無論是家裡或辦公室，都會成為讓人放鬆和充滿能量的氣場。
